Introducción a la Gestión Documental

Martes, 03 de Mayo de 2011 22:51

La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad.

 

Las normas de calidad ISO 9001 y 14001 comprenden la gestión documental como parte del proceso de calidad, pero no especifican que software debe usarse para implantarse.

Este campo pretende ser normativizado por la UNE-ISO 15489-1, aunque hasta el momento Aenor, la entidad certificadora española, no ha diseñado una implementación de esta norma.

Conceptos elementales en Gestión Documental

El dato es la unidad de información más básica. La información es la relación combinada de datos que aportan significación.

Un documento es la información registrada en un soporte bajo una determinada forma. Según la ISO: “Un documento es el conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados en el mismo, de forma generalmente permanente y legible por el hombre o una máquina”.

La explotación de los datos es responsabilidad de los sistemas de gestión de la información (SBDR, CMS, etc...), mientras que los documentos son explotados por los sistemas de gestión documental. Un sistema de gestión documental también es un sistema de gestión de la información, pero no tiene poqué cumplirse lo contrario.

La herencia de términos por parte de la lengua inglesa ha creado una cierta confusión en las traducciones, de forma que:

Document: posee un contenido meramente informativo o cognitivo
Record: dipone un contenido probatorio o administrativo.
Archive: tiene un contenido con valor histórico.

En cualquier caso el término documento para nosotros posee un valor amplio y generalista, y depende del contexto en que lo usemos puede referirse a una u otra situación (Document, Record o Archive).

Sin embargo a menudo, un documento por si mismo, aun conteniendo información, está desprovisto de significante ya que es necesario apoyarlo de otros documentos e información: es cuando hablamos de Objeto Digital o la unidad de información mínima en formato digital que se preservará con el fin de dotar de fiabilidad al documento electrónico.
Así la unidad a conservar no sólo es el documento en si mismo sino las posibles relaciones con otros documentos, contextos, productores, etc., en resumen, toda la metadata que ayude a reforzar y definir los propios datos contenidos en el documento y datar a este de veracidad.

Tipos de sistemas de información asociados a la Gestión Documental

En función del modelo relacional podemos distinguir dos modelos esenciales:

• Los datacéntricos, basados en la explotación de datos a través de sus relaciones. En estos sistemas la información, como organización estructurada de los datos, es dependiente del propio sistema, y es imposible su reconstrucción fuera de este. La migración de estos datos a otro sistema pasa a menudo, por su conversión a documentos.
• Los docucéntricos persiguen la independencia del documento respecto al sistema productor, permitiendo una mayor dedicación a la definición de su contexto, identidad, etc.
• Un sistema docucéntrico, tiene parte de datacéntrico, pero con una orientación a la preservación e independencia del documento.

Si almacenamos un documento como un campo BLOB (Binary Large Object) de una base de datos relacional (SBDR) estaremos convirtiendo y procesando el documento como dato y lo hacemos de nuevo dependiente al sistema donde esté contenido. Y aunque es un procedimiento tecnológicamente válido, estaremos desafiando ciertos conceptos inherentes a la gestión documental.

Alfresco como estrategia organizativa atiende completamente a este modelo docucéntrico, ya que los documentos se almacenan en el sistema de ficheros y se relacionan entre si a través de la metadata contenida en la base de datos.

Estos dos modelos organizativos han tenido su aplicación en diversos productos de gestión de la información:

Content Management o Gestión de Contenidos

Es el conjunto de procedimientos y técnicas utilizadas para administrar el flujo de trabajo en un entorno colaborativo y enfocado a la producción de contenidos estructurados. Estos sistemas son los utilizados habitualmente en la gestión de contenidos para Web.

Documents Management (DM) o Gestión Documental

Conjunto de normas técnicas y prácticas para administrar el flujo de documentos de todo tipo de una organización. DM es un concepto muy amplio que abarca muchos aspectos de la gestión electrónica de documentos. Aunque por oposición al punto siguiente (Records Management), o para efectos prácticos, podemos plantear la gestión documental como una orientación exclusiva a documentos de carácter cognitivo, ya que RM se encargaría de los documentos administrativos o probatorios.

Records Management (RM)

Es la gestión de los “registros” de una empresa desde su creación a su eliminación.
Los registros, records o “documentos de archivo”, son aquellos documentos considerados evidencia y reflejo de las actividades de una empresa.

Alfresco atiende a la norma DoD 5015.2-STD, cuyo concepto de RM ha sido promulgado por el DOD (Departamento de Defensa de los Estados Unidos) donde se define RM como la planificación, control, dirección, organización, capacitación, promoción y otras actividades de gestión del ciclo de vida de la información, incluída la creación, mantenimiento y destrucción, independientemente del medio.

Uno de los aspectos característicos del RM es la consideración de los ciclos de vida de un documento. Ya que todo documento administrativo acostumbra a tener una vida útil, fuera de este tiempo su almacenamiento carece de interés al mismo tiempo que entorpece el funcionamiento del sistema de archivo.

Enterprise Content Management (ECM)

Gestión global de contenidos empresariales. Son la fusión de todo tipo de técnicas CMS, DM, RM etc. puestas al servicio de las necesidades de la empresa.

Requisitos de un Sistema de Gestión Documental (SGD)

Independientemente de la especificidad de un Sistema de Gestión Documental hay una serie de puntos, o expectativas que debemos tener en cuenta a la hora de definir un sistema de gestión documental:

Los metadatos

Uno de los principales problemas intrínsecos, por el momento, a la gestión documental es la dependencia de los documentos a los programas que los originaron, y que son necesarios para el acceso o modificación de nuestros documentos.

La metadata, o los “datos sobre los datos” es la información adjuntada a un documento que permite independizarlo, en cierta manera, de su sistema productor, integrándolo dentro del sistema de gestión documental. Gracias a la indexación, o creación de puntos de entrada (autor, título, fecha de creación, etc) permite no sólo localizar un documento dentro del sistema, sino también evidenciarlo y relacionarlo con otros documentos.

La metadata es fundamental en los procesos de autenticidad de un documento, pues es aquí donde deberían estar contenidas las referencias a su vida, creador, modificaciones, contextos, etc., que como veremos posteriormente son los elementos clave que evidencian o autentican un documento.

Existen diversas especificaciones o definiciones que la metadata debe contener, como por ejemplo el proyecto Dublin Core, que aspira a la creación de una normativa a la hora de describir correctamente un documento. Se debe ser racional al diseñar la metadata de un documento. El exceso puede volver tediosa la cumplimentación; mientras que el defecto puede no resultar práctico. En ambos casos sería poco productivo.

Integración

Uno de los aspectos clave en el éxito de un SGD es la capacidad de integrarse con los sistemas productores de documentos y los sistemas de ficheros de los sistemas originarios.
Esto posibilita el diálogo y la transferencia de archivos desde múltiples entornos independientes del sistema operativo o naturaleza del sistema productor.
De esta forma podemos destacar:

Integración con sistemas ofimáticos, en forma de barras de herramientas o a través de determinados protocolos como el de Microsoft Sharepoint.

Integración con sistemas de ficheros, orientados a facilitar la migración de documentos del sistema o originario al SGD. Estos protocolos pueden ser:

WebDAV o Web-Based Distributed Autoring and Versioning. Se trata de un conjunto de métodos basados en el protocolo HTTP, orientado a la gestión de archivos a través de Internet.

CIFS o Comon Internet File System, también conocido como SMB o Server Message Block. Se trata de un protocolo característico de los entornos de Microsoft usado para el acceso compartido de ficheros, impresoras, etc. De SMB surgió SAMBA la versión libre de dicho protocolo implementada en las máquinas Unix, con el fin de permitir la integración con redes de Microsoft.

NFS o Network File System, permite el acceso a sistemas de archivos distribuidos en una red. Fue desarrollado inicialmente por Sun Microsystems y actualmente está implantado como estándar de intercambio de ficheros en los sistemas Unix.

SharePoint es el entorno web de gestión documental propiedad de Microsoft y el protocolo de comunicación entre los programas ofimáticos de esta compañia y dicho entorno.

IMAP o Internet Message Acces Protocol, se trata de un protocolo de red para el acceso de mensajes electrónicos almacenados en un servidor.

Indexación

Es el procedimiento de registrar ordenadamente la información con el fin de elaborar un índice sobre el que hacer búsquedas más eficientes. La indexación en un SGD se hace a nivel de metadata o, si es accesible, a través de los contenidos del propio documento.

Almacenamiento

El propio SGD debe dar solución al almacenamiento ordenado de los documentos, así como de su conservación o destrucción.

Recuperación

Uno de los mayores potenciales de los SGD es la incorporación de sistemas de búsqueda sobre los índices creados con la información extraída de la metadata y posibles contenidos gracias a procesos de OCR, etc. Este concepto de búsqueda es mucho más eficiente que la simple búsqueda a través de nombres de archivos, etc.

Distribución

El SGD debe constituir una plataforma válida para la distribución de documentos fuera del sistema de producción. A menudo estos procesos pasan por la conversión a formatos más adecuados para su distribución, como el PDF.

Colaboración

Un SGD debe aportar una cierta cantidad de herramientas que faciliten el trabajo colaborativo entre grupos de trabajo. Los aspectos colaborativos más destacados de un SGD son:

Flujos de trabajo

Los Workflows son una característica habitual en los SGD. Estos permiten establecer reglas o protocolos de actuación frente al procesado de un documento o conjunto de documentos en un entorno colaborativo. Los workflows permiten definir roles dentro de un entorno, tareas, transmitir apreciaciones sobre un proyecto en el entorno de trabajo, etc.

Control de Versiones

El control de versiones permite guardar estados concretos de un documento con el fin de poder volver sobre ellos.

Publicación

Los procesos de publicación de un documento a menudo son fruto de procedimientos de revisión, autorización, aprobación, etc.

Seguridad

Como seguridad, no sólo se entiende que una plataforma de SGD debe poseer un adecuado sistema de validación de usuarios, sino también a la capacidad de mantener bajo control ciertos documentos, no sólo frente a un acceso no autorizado, sino también a la integridad de la información del mismo o su metadata.

Requisitos para Conservación de documentos:

Una de las grandes espectativas de un sistema de gestión documental es el poder servir como sistema de preservación y conservación de documentos.
Para ello es necesario que nuestros SGD cumpla algunos requisitos:

Autenticidad

El proceso de evidenciar un documento se fundamenta en demostrar que ese documento es lo que pretende ser, independientemente de la veracidad de su contenido. Un documento puede tener certeza pero no veracidad. Esto se resume en poder asegurar estas tres situaciones

1 - El momento de su creación.
2 - El proceso mediante el cual fue creado.
3 - Que el documento forma parte del sistema al que pertenece.
4 - Que el documento no ha sido alterado durante el proceso de archivo.

Demostrar la autenticidad o veracidad de un contenido ya sea electrónico o en papel es en cierta manera complejo, e independiente al hecho de la conservación. La autenticidad o certeza de un documento pasa por demostrar que se ha conservado la información que se tenía acerca del mismo en el momento de su archivado.

La protección de un documento mediante certificados y encriptaciones, está encaminada a evitar la modificación del contenido o información del documento. Sin embargo no aportan evidencia de que esa información sea veraz. Estas técnicas por la contra hacen dependientes a dichos documentos de ciertos sistemas capaces de procesar esos sistemas de encriptación y certificación, que como programas o técnicas surgidas en un determinado momento son fruto de la obsolescencia tecnológica.

Totalidad

La totalidad es un concepto relativo a un conjunto de documentos. Su conservación responde a la integridad de este conjunto.
Un conjunto o grupo de documentos puede variar a lo largo de su tiempo de archivo, pero esto ha de hacerse bajo una reglas.

Accesibilidad

Los documentos deben ser accesibles. Debemos disponer de los recursos tecnológicos adecuados para ser capaces de localizar y acceder al contenido de dicho documento, con un gasto de recursos razonable.
Normalmente es necesario que un documento se encuentre bajo algún tipo de sistema de clasificación y se albergue en un soporte informático con el que podamos intercambiar información (ser legible).

Inteligible:

La información contenida en un documento debe poseer sentido. Esto puede hacerse respecto a si mismo o respecto a un conjunto de documentos.

Procesable

Tras acceder a un documento inteligible debemos poder procesarlo. Es decir, poder manipularlo y visualizarlo correctamente, sin implicar propiamente la posibilidad de editarlo tal y como lo podríamos hacer con su software original.

Relación con el sistema origen

Todo documento es generado dentro de un sistema y un contexto: una estación de trabajo, un cliente de correo electrónico, un servidor, etc. Sin embargo la conservación de dicho documento pasa por ser transferido a otros sistemas: por cuestiones de espacio, rendimiento, archivo, etc. Durante estos procesos de migración se debe asegurar la pervivencia de toda la información que contextualice, dé autenticidad y mantenga la accesibilidad del documento durante su periodo de conservación.

El proceso de preservación o conservación de documentos electrónicos pasa por su migración a nuevos soportes o sistemas. De esta forma se evita la perdida o deterioro de la información debido a la obsolescencia tecnológica de los soportes, asegurándonos en todo momento que la información es accesible.

Durante estos procesos de migración, la conservación de la cadena de bits es crítica. Se deben interponer medios de control, como la verificación por sumas Md5, con el fin de verificar que los documentos no han sufrido variaciones durante los procesos de migración.

Centralizar toda la documentación en sistemas de gestión documental nos permite abordar la migración como un todo y no de forma individual, en el caso de la migración de cintas, discos, etc.

Preservación tecnológica

Está encaminada a evitar la obsolescencia tecnológica del entorno tecnológico ya sea hardware o software.
Como Actualización se entiende la mera transposición de datos digitales entre soportes, como Migración, el movimiento de información entre tipos de sistemas diferentes.

Emulación

Es la capacidad de reproducir o emular el entorno tecnológico en el que fue creado el documento. Puede realizarse por medio de la virtualización de sistemas o, a nivel de software, mediante la posibilidad de que la aplicación destinada a la lectura de ese documento recree ciertas condiciones para su lectura. Como ejemplo, el tratamiento de un documento ofimático antiguo por una versión mas moderna del software que lo produjo, como sucede en Ms Office.

Utilización de estándares

Aunque en el mundo del software surgen continuamente iniciativas de estandarización, desafortunadamente un formato se convierte en estándar en función del número de usuarios y la hegemonía del fabricante.

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